7 benefícios de Voip e da telefonia IP para pequenas e médias empresas

Ligações mais baratas, maior agilidade, aumento de produtividade: tudo isso é proporcionado pela tecnologia da telefonia IP. 

Hoje, este tipo de telefonia faz parte da rotina de muitas empresas.  Em um contexto de distanciamento social como o que vivemos atualmente, por causa da COVID-19, se tornou presença importante na vida de todos: desde empresas sofisticadas de tecnologia até a criança que liga para a avó para matar a saudade usando um aplicativo.

Mas do que se trata a Telefonia IP? E quais os seus principais benefícios? Como essa tecnologia pode ajudar pequenas e médias empresas? Neste texto, vamos falar sobre como surgiu e quais as suas vantagens.

O que é VoiP e Telefonia IP

A primeira forma de telefonia IP foi apresentada em 1973, para resolver um problema de comunicação em simuladores de aviação, e foi aprimorado ao longo dos anos até assumir a forma que conhecemos hoje. Basicamente, era necessária uma  maneira de comunicação barata e estável, que foi possível através da Internet. Na época, a Internet já existia em bases militares, mas só passou a ser acessível para a população décadas depois.

Nos anos 1990, a tecnologia começou a ser utilizada de forma comercial por empresas na estrutura VoIP, ou Voz sobre Protocolo de Internet (Voice over Internet Protocol, em inglês). Mas foi apenas na virada do século, com a proliferação da Internet de banda larga, estável e sempre ligada, que este tipo de comunicação ganhou força e se popularizou.

Para ficar mais claro:

Telefonia IP é a estrutura de softwares e aparelhos que utilizam o IP e o roteamento de pacotes para encaminhar e estabelecer a chamada. Seu uso se assemelha à telefonia convencional, já que pode ser realizada através de aparelhos similares.

Já VoIP é a tecnologia que permite fazer e receber ligações usando uma conexão com a internet. Ou seja, é o processo de transmissão da chamada em si, que leva a voz do remetente até o destinatário da ligação.

Isso porque esta forma de telefonia depende do tipo de conexão de Internet que temos à nossa disposição hoje em dia. Ela funciona a partir de um processo que digitaliza a voz em um pacote de dados, que é enviado para o destinatário através da Internet e é convertido de novo em voz quando chega ao seu destino. Por isso é chamada de telefonia IP, já que usa o Protocolo de Internet para transmitir a ligação ao invés de uma linha telefônica. Mas, para quem está envolvido na ligação, tudo é muito similar a uma chamada convencional. Ou seja: mesmo funcionando de uma forma muito parecida com a telefonia que já conhecemos, as chamadas são feitas através da Internet, economizando custos e garantindo qualidade, e sem mudar o número de telefone da empresa.

Os 7 Principais Benefícios da telefonia IP: 

Para funcionar bem, a telefonia IP precisa de uma conexão de Internet estável e de qualidade e o auxílio de equipamentos e softwares que garantam a agilidade e estabilidade do serviço. Este investimento acaba tendo um retorno rápido diante das inúmeras vantagens que essa forma de telefonia possui. Isso se mostra ideal para empresas de pequeno e médio porte, que não estão podendo investir muito e mesmo assim ter um retorno rápido do investimento feito nesta tecnologia.

Diminui os custos e aumenta o faturamento

Ao implementar a tecnologia VoIP e aderir à telefonia IP, reduz-se muito o valor das contas de telefone, uma vez que as ligações são realizadas através da Internet. Ao firmar um contrato com essa finalidade junto ao provedor, os planos ficam consideravelmente mais baratos, principalmente se levarmos em conta que se torna desnecessário contratar um plano para chamadas interurbanas e internacionais. Isso é essencial para empresas que estão se capitalizando neste momento.

Outro ponto importante é que as chamadas entre dois aparelhos com a mesma tecnologia IP são totalmente gratuitas. Sendo assim, o investimento com a instalação da tecnologia e equipamentos se paga rapidamente.

A rede de telefonia convencional consome 10 minutos de transmissão a cada 10 minutos de ligação com taxa de 128 kbp/s. Com uso desta tecnologia, a mesma chamada ocupa apenas 3,5 minutos da transmissão a 64 kbp/s. 

Com isso,as equipes poderão realizar mais chamadas simultâneas e ter uma qualidade melhor de transmissão em cada uma delas. No dia a dia, isso representa redução de custos tanto com as ligações convencionais para clientes, fornecedores e parceiros, quanto com deslocamentos e viagens, já que não será necessário fazer reuniões presenciais com tanta frequência.

Ajuda a tornar as equipes mais produtivas

Para empresas que estão se firmando no mercado agora, investir em inovação também é investir em  produtividade. Com as facilidades tecnológicas, as equipes se tornam mais ágeis e eficientes, realizando as ações com pouca necessidade de ajustes. O uso de softwares torna o processo mais visual e organizado. 

Com as vantagens de uma tecnologia que facilita a organização e permite que o colaborador tenha um fluxo de trabalho mais claro, o retrabalho é diminuído e todos ganham, da equipe aos clientes.

Quando falamos de Telefonia IP, por ser uma tecnologia que permite várias integrações com outras plataformas e aplicações, é possível utilizar diversos softwares que facilitam o trabalho. Isso faz com que equipes, mesmo que reduzidas, produzam melhor e com mais tranquilidade. 

Utilização de softwares inteligentes que agilizam o trabalho

Para realizar a telefonia IP, utilizamos softwares inteligentes e poderosos, que reduzem o tempo de espera e otimizam a comunicação, desde que configurados corretamente.

A partir do software é possível integrar diversos aplicativos, garantindo assim a praticidade, pois os programas podem armazenar conversas, apresentar identificadores de chamadas visuais fáceis de operar, realizar webconferências, dentre diversos outros recursos.

Sendo assim, fica muito mais fácil ver quem está ligando, encontrar o histórico de um cliente ou resolver problemas com agilidade, pois estará tudo ao alcance de poucos cliques. A equipe fica muito mais focada, o que é um ganho poderoso para pequenas e médias empresas.

Integração com outras aplicações importantes para cada ambiente de trabalho

Com a telefonia IP configurada corretamente, outras aplicações podem ser integradas, facilitando o trabalho das equipes que trabalham com atendimento.

Um exemplo é a possibilidade de integrar a ferramenta de Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM - Customer Relationship Management), que otimiza e amplia o controle dos processos de venda. 

Isso melhora não só o atendimento ao cliente, mas também a integração entre setores e departamentos organizacionais diversos, facilitando o fluxo de informação interno e externo.

É simples de instalar, independente do tamanho da empresa

A telefonia IP pode ser realizada através de aparelhos específicos, de softwares ou uma combinação de ambos. Assim, empresas que escolhem este investimento podem aproveitar a tecnologia VoIP através de aparelhos, adaptadores e softphones, que permitem a implementação sem custos adicionais elevados.

Com o sistema de autossuficiência da telefonia IP, é possível configurar os dispositivos para que fiquem mais rápidos e funcionais, pois eles procuram automaticamente os aparelhos conectados à Internet. Utilizando a segunda saída de rede do telefone no computador, o sistema permite que o usuário utilize a Internet no computador e o telefone IP na mesa com apenas um cabo de rede. A ligação é realizada através da Internet, mantendo os custos baixos e aproveitando as vantagens existentes para usuários e clientes com esta tecnologia.

Com essa implementação simples, é possível tornar as equipes mais produtivas e reduzir trabalhos repetitivos, além da já mencionada redução de custos com rede telefônica. Também permite que a empresa combine a nova tecnologia com os computadores que já possui, aproveitando os recursos existentes.

Mobilidade e versatilidade para equipes que precisam se deslocar

Já que o número do telefone IP não muda, independente de onde você esteja, é possível realizar e receber ligações de qualquer lugar do mundo. Como o aparelho está conectado à Internet e o sistema garante a exclusividade do número, é possível utilizá-lo em viagens e deslocamentos. Basta ter uma rede estável disponível.

Isso também significa que a telefonia IP pode ser realizada não apenas através de softphones e aparelhos telefônicos. Celulares, computadores e tablets se tornam ferramentas tão adequadas quanto as convencionais. Isso proporciona comodidade aos usuários e mantém equipes integradas. 

Além disso, usar a telefonia IP evita gastos com chamadas em deslocamento, interurbanos e mesmo chamadas internacionais sem perder o contato com clientes, fornecedores ou parceiros, independente de onde você ou seu colaborador estiver. Isso tudo sem mudar de número. 

Satisfação do cliente

A telefonia IP permite a configuração de URAs (Unidade de Resposta Audível), atendimento automático, chamadas em espera musicalizadas, dentre outras funções, o que faz com que o consumidor que entra em contato com a empresa possa resolver sua questão de forma mais ágil e eficiente, eliminando um fator de estresse. Esse atendimento diferenciado gera um grau de satisfação maior.

E se tem uma coisa  que todos nós sabemos é que um cliente satisfeito tem maior probabilidade de voltar a utilizar os serviços de uma empresa e de indicá-la para parentes e amigos. Portanto, garantir que ele tenha um bom atendimento é um passo importante para sua retenção e a telefonia IP pode ser uma aliada neste processo, garantindo mais receita para o seu negócio.

Interessante, né?

Agora, se você chegou até aqui, percebeu que a tendência de uso da telefonia IP cresce a cada ano e que diversas empresas já identificam as vantagens de utilizá-la. Por que o seu negócio ainda não faz uso dessa tecnologia?

Qualquer empresa, inclusive a sua, merece passar por esta evolução tecnológica. Se quiser saber mais sobre como iniciar a implementação, pode contar com as soluções do Grupo Digivox. Elas estão descritas na aba “Soluções”, é só dar um clique.

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